TUTORIAL MAIL MERGE

Cara Setting Mail Merge Pada Surat Resmi

Pertama, kita siapkan terlebih dahulu file word Surat Undangan, misalnya seperti ini

kemudian kita akan menambahkan "Nama dan Alamat" pada surat tersebut, jika cuma satu orang tujuan suratnya mungkin tidak perlu memakai teknik mail merge. Tapi kalau tujuan suratnya lebih dari satu orang, maka diperlukan teknik MAIL MERGE ini guna mempermudah pekerjaan.

Oke sahabat IT kita lanjutkan materinya.

Setelah file suratnya sudah tersedia, maka hal yang harus dilakukan selanjutnya adalah membuat data nama-nama dan alamat pada aplikasi Ms. Excel. misanya seperti ini;

Kemudian kita SAVE file tersebut di Document dengan nama "Daftar Nama Undangan" (boleh bebas ya..). Setelah di SAVE lalu tutup file Excel tersebut.

Selanjutnya kembali ke file Surat Ms. Word. 

Klik Tab " Mailings" lalu pilih "Select Recipients" kemudian pilih "Use Existing List", seperti pada gambar di bawah ini;

Kemudian akan muncul jendela pencarian file. Cari file excel yang telah disave tadi. Misalnya seperti ini;

Klik filenya kemudian klik "open", jika muncul kotak dialog lagi klik "Oke".

Langkah selanjutnya adalah menghubungkan baris Nama dan Alamat yang ada pada file surat (Word) dengan file Data (Excel). Caranya sebagai berikut;

Klik pada baris Nama pada file surat

Kemudian masih pada Tab "Mailings" Pilih "Insert Merge Field" lalu klik "nama" untuk nama dan "alamat" untuk alamat. untuk lebih jelasnya lihat gambar:

maka akan tampil di file surat seperti berikut;

Kemudian untuk memunculkan nama yang diundangnya klik "Preview Result" yang ada pada Tab "Mailings", perhatikan gambar berikut;

Keterangan gambar:

1. Untuk menampilkan Nama

2. Tampilan Nama

3. Untuk mengalihkan Nama ke data berikutnya.

Nah, sahabat IT itulah cara mengaktifkan Mail Merge pada surta resmi. Kamu bisa memodifikasinya supaya lebih menarik. 

Salam IT!